¿Qué es un dossier de prensa y cómo se utiliza a nivel corporativo?

Seguro que como profesional o como empresa alguna vez te has preguntado qué es un dossier de prensa y cómo puedes sacarle el máximo partido. Y es que, aunque no sepas exactamente cómo se hace un dossier, seguro que tienes clara su importancia para ampliar tus horizontes comunicativos.

Desde Auditmedia te explicamos por qué es importante que todas las empresas tengan su propio dossier de prensa, para qué puede servirte y qué información debes incluir en él.

¿Qué es un dossier de prensa?

Un dossier de prensa es un documento que contiene toda la documentación de carácter informativo de una empresa. Es decir, el dossier de prensa incluye la historia de la organización, su fundación, su filosofía, sus proyectos más importantes, imágenes, etc.

Dicho con otras palabras, en un dossier de prensa debe aparecer toda la información para responder a cualquier pregunta que un tercero, especialmente un periodista, pueda hacer sobre la organización.

¿Cómo se hace un dossier? ¿Qué información debe incluir?

Es importante que el dossier de prensa incluya datos estadísticos e información global sobre el sector de tu empresa y sobre tus potenciales clientes para que los periodistas puedan calibrar el alcance y el público más interesante para tu proyecto. También es importante que en este documento se presente al equipo de trabajo, ya que así facilitarás a los periodistas y comunicadores la posibilidad de concertar una entrevista.

Es fácil que ahora te surja esta pregunta. Si gran parte de esta información ya está en mi web, ¿para qué necesito un dossier de prensa?

En primer lugar, aunque tu página web y tu dossier tengan, en esencia, información parecida, su uso y sus lectores no son los mismos. De hecho, es imprescindible que el contenido de la página web y del dossier de prensa de una empresa estén en la misma línea. Sin embargo, tanto su presentación como su profundidad son diferentes.

Por ejemplo, en una página web puede recopilarse aquella información relativa a nuestros servicios y a las experiencias de nuestros usuarios (explicación pormenorizada de productos, blog, testimoniales, etc.). Y por el tipo de plataforma en la que se sustenta y sus posibilidades, también podemos incluir todo nuestro material audiovisual.

Respecto al dossier de prensa, nunca debemos olvidar que se trata de una “herramienta de campo”, es decir, de algo dirigido a unos profesionales concretos como son periodistas. Ellos lo utilizan como un herramienta de trabajo, bien para obtener directamente información o bien para generar nuevas preguntas sobre nuestro negocio. Por supuesto, y debido a que la tecnología así lo permite, hoy podemos encontrar dossier de prensa en formato digital e incluso interactivos, aunque eso no quita que se sigan entregando de manera física, impresos en papel o en una memoria USB, CD, DVD, etc.

¿Quién debe tener un dossier de prensa?

Prácticamente cualquier profesional o empresa debe tener su dossier de comunicación. De hecho, aunque alguien crea que esta herramienta es más necesaria para las grandes corporaciones, un periodista puede interesarse en cualquier momento por un proyecto pequeño, y si sus creadores o propietarios tienen un dossier efectivo, es más fácil que la prensa se haga eco de ello.

Piensa que los medios de comunicación buscan, sobre todo, agilidad y rapidez, y si disponen de información clara e interesante gracias a tu dossier de prensa te será más sencillo aprovechar una oportunidad.

Además, un dossier de prensa ofrece una imagen más profesional y generará un percepción más positiva sobre ti y sobre tu negocio.

¿Cómo debo utilizar un dossier de prensa?

Ahora que ya sabes qué es un dossier, te explicaremos cómo y cuándo debes utilizarlo.

La principal función de un dossier de prensa es informar. Con esta herramienta el periodista debe disponer de la información básica para ampliar la información de una nota de prensa o para preparar una entrevista. Por eso, es habitual incluir el dossier como documento adjunto o como un enlace cuando enviamos una nota de prensa para anunciar un lanzamiento, un nuevo producto, un evento, etc. con el objetivo de ofrecer un contexto global sobre nuestra compañía. Incluso existe la opción de crear una “Sala de prensa” en nuestra página web, un espacio que incluye este dossier junto con varias notas de prensa e imágenes en alta resolución de tus productos o servicios.

El dossier de prensa también es fundamental si organizamos una rueda de prensa. En este caso, lo ideal es entregar este material a los periodistas en mano cuando lleguen al evento.

Por último, tener claro qué es un dossier de prensa y cómo utilizarlo puede ayudarnos a presentar nuestra empresa en ferias y congresos. En este caso, se aconseja llevar una versión impresa e informar o dar a los periodistas el enlace para acceder a la versión digital, colgada en nuestra web y actualizada, para que la personas interesadas descubran más sobre nuestra actividad.

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