Las ruedas de prensa son herramientas básicas para la estrategia de comunicación externa de una empresa y nos ofrecen dos grandes ventajas: permiten ofrecer información a los periodistas de primera mano, y facilitan la difusión de nuestras noticias.

A continuación exponemos algunos consejos prácticos sobre cómo hacer una conferencia de prensa. En ellos trataremos que aspectos a tener en cuenta antes, durante y después de la conferencia de prensa.

¿Qué hacer antes de la rueda de prensa?

En primer lugar, es importante que organices la nota de prensa cuando tu empresa tenga algo relevante que contar. Piensa que los periodistas no acuden a estas convocatorias si no van a conseguir información útil.

Otro aspecto importante para organizar una rueda de prensa con éxito es buscar una fecha. Conviene que tu rueda de prensa no coincida con otros eventos similares. También debes tener en cuenta las horas y fechas de cierre de las publicaciones no diarias.

Una vez elijas fecha y lugar es el momento de enviar a los medios un Save The Date, es decir, un comunicado en el que les anuncies qué se presentará en la rueda de prensa y dónde y cuándo será el encuentro.

Por último, antes de la rueda de prensa deberás preparar todo el material que entregarás a los medios. Dentro de este material puedes incluir:

  • Dossier de prensa de la empresa.
  • Fotografías de la persona que da la rueda de prensa, etc.
  • Información sobre la rueda de prensa (horario, comparecencia, posibilidad de hacer preguntas o de realizar entrevistas, etc.)

Cómo hacer una rueda de prensa paso a paso

Selecciona a los medios/periodistas

El objetivo de una rueda de prensa es que nuestra noticia se difunda lo máximo posible. Sin embargo, al hacer la lista de medios debes tener claro que una noticia local interesa a los medios locales, una regional a los regionales y una nacional a los nacionales.

En el caso de ofrecer una noticia empresarial que afecta a un sector muy concreto, deberás centrar tus esfuerzos en la asistencia de medios especializados.

Marca unos objetivos de asistencia

Durante la organización de la rueda de prensa conviene fijar objetivos de asistencia. Estos objetivos deben ser reales para no generar falsas expectativas

Elige un lugar accesible

Si tu sede empresarial dispone de un local de actos o de una sala de conferencias puedes convocar a los medios allí. Si quieres hacer un evento más amplio, es posible que necesites alquilar un local. En este caso, se recomienda que sea un espacio céntrico y de fácil acceso.

Normalmente los hoteles cuentan con zonas para hacer ruedas de prensa. Infórmate sobre su aforo y no olvides incluir señales corporativas con el logo de la compañía. También debes informarte sobre la iluminación y sonorización de la sala.

Controla la logística

El secreto para organizar una conferencia de prensa con éxito es controlar la logística del evento. No solo en lo que a la adecuación del espacio se refiere. También conviene contratar un buen catering y disponer de un fondo para fotos y televisión. Comprobar que los micros, el equipo de sonido y los audiovisuales funcionan correctamente son pequeños detalles para que la rueda de prensa trascurra tal y como hemos planeado.

Prepara un guion

A la hora de organizar una rueda de prensa debe quedar claro quién o quiénes van a intervenir y en qué orden. Conviene que estas personas tengan un texto redactado previamente así como una respuestas “preparadas” acorde con la filosofía de la organización (especialmente si va a tratarse algún tema polémico). También debemos comunicar si vamos a hacer ronda de preguntas abiertas y cuál será su duración.

Materiales corporativos

Durante la rueda de prensa es habitual entregar a los medios un dossier informativo. También un CD o un USB con material gráfico, además de merchandising.

Haz que los periodistas se sientan a gusto

Las ruedas de prensa son eventos para profesionales y conviene que la nuestra sea atractiva para ellos. Éstos no terminarán su trabajo hasta que no acabe el evento. Dicho de otra forma, una rueda de prensa no termina hasta que el último periodista se va.

¿Y qué pasa tras la rueda de prensa?

Después de la rueda de prensa conviene que demos las gracias a los medios por su asistencia. Lo ideal es redactar una nota de prensa y enviarla cuanto antes a todos los medios convocados, hayan asistido o no. El contenido será el que se haya tratado durante el evento.

A nivel interno, después de organizar una rueda de prensa conviene hacer un trabajo de clipping, es decir, seleccionar aquellas noticias publicadas sobre la información que hemos generado. En muchos casos, para hacer esta valoración de manera objetiva es necesario contratar una empresa especializada en clipping y valoración del impacto en medios, y desde Auditmedia podemos ayudarte con eso. Contáctanos y consulta todos nuestros servicios.

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