Las ruedas de prensa son muy importantes para la estrategia de comunicación externa de una empresa. Convertidas en eventos mediáticos vertebradores de la agenda comunicativa de las organizaciones, deben articularse siempre en torno a situaciones o hechos realmente noticiables.

Aunque todos podemos tener más o menos claro qué es una rueda de prensa, a continuación ofrecemos una definición más específica.

¿Qué es una rueda de prensa?

Una rueda de prensa es una convocatoria que se realiza para reunir a periodistas con el fin de ofrecerles información. También llamadas conferencias de prensa, en ellas se invita a los medios a un mismo espacio donde tienen acceso simultáneo a ciertos datos y/o testimonios.

Son especialmente notorias las ruedas de prensa que instituciones oficiales y públicas organizan  periódicamente. En este caso, son un mecanismo útil para comunicar información a la sociedad, ya que los periodistas no siempre tienen la posibilidad de preguntar con libertad como en estos eventos.

Ventajas de la rueda de prensa

Convocar una rueda de prensa exitosa puede ayudarnos a reforzar nuestra estrategia comunicativa. Organizada correctamente, gracias a ella podemos ganar reputación, mejorar la imagen corporativa de la compañía, publicitar un evento o un producto, observar la reacción de terceros ante la toma de decisiones de la organización o proponer cambios en el rumbo de la empresa.

Algunas de las ventajas de las conferencias de prensa frente a otras herramienta comunicativas son:

  • Ganamos tiempo. Convocar a todos los medios es más rápido que establecer contacto individual con cada uno de ellos.
  • Tratamos igual a todos los medios. En las ruedas de prensa la información se ofrece de manera simultánea: todos los profesionales tienen acceso a ella a la vez y sin privilegios.
  • Son eventos profesionales. Por la propia definición de qué es una rueda de prensa, este evento es profesional y está enfocado a los medios de comunicación, no a un público general. El material y la información que se ofrecerá, por tanto, será relevante para ellos.
  • La información es de primera mano. Quienes acuden a la rueda de prensa (o quienes acceden a ella en tiempo real a través de la televisión, la radio o Internet) son testigo directo de las preguntas y respuestas que suceden en ellas sin ediciones ni cortes.
  • Mejoramos la imagen de la empresa. Organizada y ejecutada de manera correcta, la conferencia de prensa es clave para que la empresa proyecte una imagen profesional ante los medios.

Cuándo convocar una rueda de prensa

Es posible que tengamos claro qué es una rueda de prensa pero, ¿cuándo es el momento de convocarla? ¿En qué casos debemos recurrir a esta estrategia comunicativa?

Las ruedas de prensa deben ser preparadas con antelación para pulir todos los detalles y dejar el espacio mínimo a la improvisación.

Elegir el cuándo y dónde es clave para que una conferencia de prensa sea un éxito. Es imprescindible que en ese momento tengamos información relevante, importante y de calidad para que la convocatoria tenga sentido y evitar que acudan pocos medios. No hay que olvidar que uno de los objetivos de la rueda de prensa es conseguir repercusión.

Por supuesto, existen elementos externos que pueden perjudicar una rueda de prensa, condicionando su participación y repercusión, por ejemplo el devenir de la propia actualidad, que haya otros eventos similares ese día o a esa misma hora, imprevistos climatológicos, etc..

Sin embargo muchos de ellos podemos controlarlos. Entre estos últimos destacamos una buena planificación y organización, una buena promoción, una presentación atractiva y creativa, una disposición activa a la hora de atender a los medios y la posibilidad de ofrecerles información relevante (material de apoyo, pruebas de producto, etc.).

Presente y futuro de la rueda de prensa

Con los años las ruedas de prensa han evolucionado. Una de las tendencias actuales es convertirlas en encuentros o press point donde se ofrecen declaraciones y titulares definidos. Estos eventos hacen de las ruedas de prensa actos de carácter formativo centrados en los intereses y necesidades de los periodistas convocados.

En los últimos tiempos las ruedas de prensa digitales también están ganando adeptos. Estas convocatorias no presenciales ofrecen algunas ventajas a los medios (pueden consultar documentación, saben las preguntas que hacen los compañeros, no hay límite de tiempo o de respuesta, etc. ) y a las organizaciones (ahorro de tiempo y de recursos).

Esperamos que este artículo te ayude a conocer qué es una conferencia de prensa y cuáles son sus ventajas. Organizarla con es éxito es imprescindible y cualquier error puede tener una repercusión enorme. Este trabajo puede hacerse de manera interna o externa a través de una empresa con experiencia que disponga de los contactos necesarios para promover adecuadamente un evento de estas características.

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