Las notas de prensa son herramientas fundamentales para la imagen de empresas y marcas. Este documento les permite hacer partícipes a los medios de comunicación de todo tipo noticias en torno a ellas, desde lanzamientos de productos a cambios de imagen (de logotipo, de web o de packaging), pasando por actividades relacionadas con la Responsabilidad Social Corporativa (por ejemplo la organización de un concierto solidario o una donación), o novedades en el organigrama de la empresa.

El principal objetivo de las notas de prensa es aparecer en los medios de comunicación. Sin embargo, no siempre es fácil: los periodistas reciben cada semana decenas de notas de prensa y apenas un 8-10% de ellas aparecerán publicadas.

En Auditmedia, como profesionales de la comunicación, hemos abordado cómo escribir una nota de prensa para que sea efectiva. Sin embargo, esto no es suficiente. Una nota de prensa puede ser perfecta pero, si no hacemos una difusión adecuada, no servirá para nada.

En este artículo te damos las claves para enviar una nota de prensa. Como siempre, es importante una buena planificación de aspectos básicos como qué medios son los más adecuados para publicar tu noticia o en qué momento del día es mejor hacer el envío.

Trucos para tener éxito con el envío de la nota de prensa

Las tres cuestiones más importantes para enviar tu nota de prensa y garantizar su difusión son:

Redacta un e-mail perfecto

La herramienta más habitual para enviar una nota de prensa es el e-mail. Es cierto que existen gestores y CRM de envío masivo que ofrecen muchas posibilidades de diseño, pero están concebidos para newsletters a suscriptores y ofertas o cupones de descuento a un público general y no profesional.

A la hora de enviar una nota de prensa por e-mail presta especial atención dos elementos: el asunto y el cuerpo del correo electrónico.

  • El asunto del e-mail debe ser atractivo e invitar a leer el resto del contenido. Puesto que es lo primero que el receptor ve, no debes escatimar esfuerzos ni creatividad en su redacción.  Debe ser claro y conciso, y se aconseja evitar el uso de frases hechas y palabras de contenido vacío.
  • Respecto al cuerpo del correo electrónico, debe ser explicativo aunque no por ello debemos dejar la creatividad al margen. Conviene personalizar el texto argumentando el motivo del envío de la nota de prensa y su posible interés para el medio. En el cuerpo del e-mail siempre se deben incluir los datos de contacto de la persona encargada de la relación con los medios, es decir, aquella persona a la que se le puede solicitar información extra, entrevistas, aclarar dudas, etc.

En algunos casos se puede “pegar” el contenido de la nota de prensa en el cuerpo del mail, aunque generalmente es suficiente con adjuntar el documento.

Adjunta el documento y añade contenido “extra”

A la hora de plantear cómo enviar una nota de prensa, muchas personas se preguntan cómo deben adjuntar el documento, es decir, la nota como tal. Lo ideal es hacerlo formato word (.doc) aunque muchas veces conviene poner en copia el documento en PDF. Piensa que los periodistas trabajarán directamente el texto que les has enviado, así que conviene darles facilidades si quieres que tu nota se publique.

Para conseguir más posibilidades de que una nota de prensa se difunda conviene añadir material gráfico y complementario como fotografías, infografías y gráficas, vídeos, dossier de prensa, etc.

Detecta el mejor momento para enviar tu nota de prensa

Elegir un buen momento para enviar una nota de prensa puede ser la clave para su publicación.  Te recomendamos hacer el envío durante el horario de redacción de periódicos, webs y revistas. La recomendación es enviarla de lunes a viernes y en un horario en que la redacción esté más tranquila (a primera hora del día, entre las 8:30 y las 11:30, es una buena idea).

Respecto a la fecha, depende de nuestra nota y de su contenido. Una de las opciones más habituales es enviar la nota de prensa tras una rueda de prensa o un evento de presentación. Esto garantiza, por una parte, que los medios asistan a la convocatoria y, por otra, evita que la noticia aparezca publicada prematuramente.

Otra ventaja de hacer el envío  inmediatamente después de la rueda de prensa es que cumplirás con el criterio de “actualidad” o “novedad” que las notas requieren para ser publicadas.

Por otro lado, es una opción enviar la nota de prensa cuando la empresa tenga una noticia realmente. El objetivo de las notas de prensa no es “rellenar huecos”, sino ofrecer información útil. Si tenemos una buena noticia, es más fácil que se publique.

Para acabar, podemos enviar nuestra nota de prensa en días señalados y que tengan que ver  con su contenido, por ejemplo en fechas comerciales como Navidad, inicio de Rebajas, San Valentín, Día del Padre, etc. En este caso es vital identificar la estacionalidad de nuestro negocio y aprovecharla para tener más oportunidades de salir en los medios.

¿Qué debemos hacer una vez hemos enviado la nota de prensa? Lo normal es que los periodistas, al recibir la información, envíen un acuse de recibo. De no ser así, puedes esperar para llamar por teléfono al día siguiente para confirmar si han recibido tu nota de prensa. De esta forma podrás explicarles “de viva voz” más sobre tu contenido y generar interés en torno a él.

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